Vous utilisez plusieurs appareils d’impression au sein de votre compagnie ou organisation ? Si oui, la gestion des consommables, papiers et encres, doit être une de vos priorités. Une mauvaise gestion peut entraîner le gaspillage des ressources et faire grimper le budget d’impression. Pour éviter cela, découvrez quelques conseils pour mieux gérer les consommables de votre parc d’impression.
Pourquoi mieux gérer les consommables ?
À première vue, mieux encadrer la consommation de papiers et de cartouches d’encre semble inutile. Pourtant, l’impact d’une bonne gestion des consommables offre de nombreux avantages pour une entreprise, qu’elle soit petite ou grande.
Réduire les dépenses
Savez-vous combien de pages sont imprimées sur vos imprimantes chaque jour, semaine ou mois ? Quels sont les types de documents les plus imprimés ? Qui sont les utilisateurs qui font le plus d’impressions ? Maîtriser l’usage des consommables, et de manière générale, l’usage des imprimantes, permet de réduire les dépenses en impression. Vous limitez les dépenses inutiles avec des impressions non essentielles et restez dans la marge de votre budget. Bien sûr, pour arriver à ce résultat, la mise en place de règles et l’utilisation d’un outil de gestion des impressions sont indispensables.
Optimiser la productivité
Une bonne gestion des consommables épargne aux professionnels de nombreux désagréments, dont l’arrêt d’activité. Imaginez ce scénario catastrophe : vous imprimez un lot de documents et voilà que l’imprimante s’arrête. L’origine du problème ? Les cartouches d’encre ou de toner sont vides. Dans ce contexte, la mauvaise gestion des imprimantes génère la perte de temps et de productivité. Ce scénario, vous pouvez l’éviter grâce à un logiciel de gestion des impressions. Ce dernier vous alerte dès qu’une imprimante atteint son seuil d’encre ou de toners.
Imprimer de manière responsable
Êtes-vous familier avec le terme « empreinte carbone » ? Dans ce domaine précis (gestion des impressions), ce terme fait référence au niveau de pollution engendrée par votre activité d’impression. Plus l’empreinte carbone est élevée, plus la compagnie ou l’organisation est polluante. Pour réduire l’impact environnemental de sa structure, rationalisez votre activité d’impression. En d’autres termes : « n’imprimez que quand c’est utile et essentiel ». En limitant les gaspillages des consommables, vous adoptez une activité d’impression responsable.
Comment bien gérer vos consommables ?
Pour maîtriser la consommation de papiers et d’encres, plusieurs actions sont à mettre en place.
Suivi et analyse des impressions
La première étape consiste à analyser les habitudes d’impression au sein de l’entreprise. Cela peut être réalisé grâce à des outils de suivi et de reporting intégrés aux imprimantes multifonctions ou via des logiciels dédiés. L’analyse des données permet d’identifier les utilisateurs les plus fréquents, les types de documents imprimés (couleur, noir et blanc, recto-verso), les volumes par service, etc. Cette connaissance fine des besoins en impression permet de mettre en place des actions ciblées pour réduire les consommables.
Sensibilisation et responsabilisation des utilisateurs
La sensibilisation des utilisateurs à l’importance de l’économie des consommables est essentielle. Des actions de communication et de formation peuvent être organisées pour diffuser des conseils pratiques, tels que l’impression recto-verso par défaut, l’impression en noir et blanc lorsque cela est possible, la suppression des pages inutiles avant impression, etc. La mise en place d’un système de quotas d’impression par utilisateur peut également inciter à une utilisation plus responsable des imprimantes.
Optimisation des paramètres d’impression
De nombreux paramètres d’impression peuvent influencer la consommation d’encre et de toner. Il est important de les optimiser en fonction des besoins réels. Par exemple, il est possible de réduire la résolution d’impression pour les documents internes, de choisir le mode « brouillon » pour les impressions rapides, ou de désactiver l’impression de la page de garde.
Choix des consommables
Le choix des consommables est un élément crucial pour économiser sur le long terme. Il est important d’opter pour des produits de qualité, compatibles avec les imprimantes et offrant un bon rendement. L’utilisation de cartouches d’encre compatibles ou reconditionnées peut s’avérer économique, mais il est crucial de s’assurer de leur compatibilité et de leur qualité d’impression.
Investissement dans des technologies économes
L’investissement dans des imprimantes plus récentes et dotées de technologies économes peut s’avérer rentable sur le long terme. Les imprimantes laser, par exemple, consomment moins d’encre que les imprimantes jet d’encre et peuvent offrir un coût par page plus bas. De plus, certaines technologies d’impression, telles que l’impression à jet d’encre thermique, permettent de réduire la consommation d’encre et d’énergie.
