Vous cherchez une solution logicielle pour gérer vos imprimantes ? Ou bien, vous voulez vous lancer dans les services d’impression gérés (SIG). Dans les deux cas, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de parc d’impression.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de parc d’impression ?

Panne d’imprimante, gaspillage des consommables, fuite de données… Un parc d’imprimantes, de copieurs et d’autres périphériques d’impression se heurte à de multiples problèmes au quotidien. Un technicien informatique ou un administrateur peut vite se retrouver submergé, surtout si la flotte d’imprimantes est conséquente.

C’est là qu’intervient le logiciel de gestion de parc d’impression. C’est une solution permettant de centraliser la gestion, de rationaliser et d’automatiser les tâches chronophages et complexes. Cela inclut, entre autres, la gestion des imprimantes, la gestion des fournitures (papier, encre, toner) et les utilisateurs finaux.

C’est un outil précieux pour les professionnels de l’impression pour maîtriser leur infrastructure.

Pourquoi utiliser ce type de logiciel ?

Une solution de gestion de parc d’impression offre plusieurs avantages aux professionnels (entreprises privées, organisations ou administrations).

Réduire les coûts d’impression

L’un des enjeux majeurs de la bonne gestion de l’impression est de réduire les coûts d’impression. En effet, de nombreuses pratiques dans l’environnement d’impression peuvent générer des dépenses inutiles. En mettant en place des règles d’impression, les administrateurs évitent les impressions excessives et les gaspillages d’encres et de papier. À long terme, l’économie sur les consommables par une activité d’impression rationnelle peut s’avérer conséquente pour l’entreprise.

Améliorer la productivité

Plusieurs problèmes peuvent ralentir la productivité d’un parc d’impression. Citons les pannes d’imprimantes, le stock des consommables insuffisant, les échecs d’impressions. Un logiciel de gestion de parc d’impression aide à gérer ces problèmes de manière proactive et réactive.

Les alertes et notifications préviennent le gestionnaire lorsque le niveau de toner ou d’encre est bas. L’outil prévient l’arrêt des travaux d’impression. Il en va de même pour une panne d’une imprimante ou un copieur. Le logiciel alerte en temps réel l’administrateur pour qu’il règle le problème au plus vite.

Réduire son impact environnemental

Aujourd’hui, plus que jamais, le respect de l’environnement est un enjeu majeur dans de nombreuses industries et secteurs d’activité.

De nombreuses réglementations sont mises en place par les gouvernements pour limiter la production d’empreinte carbone par les entreprises. L’industrie de l’impression ne déroge pas à la règle.

L’utilisation d’un gestionnaire d’impression s’imbrique parfaitement dans cette démarche écologique. Ce type de logiciel permet de réduire la consommation de papier et d’optimiser la consommation de cartouches d’encre et de toner.

Sécurité et conformité

Les documents imprimés peuvent contenir des informations sensibles, voire confidentielles, pour l’entreprise.

C’est pourquoi il est capital d’assurer la protection des données lors des travaux d’impression. C’est d’autant plus vrai dans la mesure où les imprimantes sont considérées comme des maillons faibles au sein du système informatique.

Avec une bonne solution d’impression, les administrateurs peuvent renforcer le niveau de sécurité des données. La solution fournit des fonctionnalités comme la gestion des droits d’accès pour limiter les utilisateurs finaux et contrôler leur activité. Le tout dans le respect des normes en vigueur (ex : RGPD).

Quel est le meilleur logiciel de gestion de parc d’impression ?

La diversité des environnements d’impression appelle à des solutions spécifiques pour répondre au besoin de chaque parc d’imprimantes. En d’autres mots, chaque parc d’impression requiert une solution sur mesure.

Fonctionnalités avancées proposées

La gestion des impressions est régie par quatre principaux enjeux : réduction des coûts, productivité, sécurité, respect de l’environnement. Pour répondre à ces enjeux, le logiciel doit donc fournir des fonctionnalités permettant d’optimiser ces domaines.

• Réduction des coûts : suivi des coûts d’impression et optimisation des ressources.
• Productivité : suivi en temps réel et automatisation des tâches.
• Sécurité : authentification des utilisateurs et cryptage des données d’impression.
• Respect de l’environnement : gestion des consommables et suivi des travaux d’impression (rapport ou reporting).

Prix du logiciel de gestion de parc d’impression

Le coût du logiciel est décisif pour le critère de sélection. Il n’est pas seulement question du coût d’acquisition, mais de l’utilisation globale. Outre le coût de la licence, de l’installation et de la configuration, il y a le coût de la maintenance. À quelle fréquence le logiciel est-il mis à jour ? Le support technique est-il facturé en supplément ou est inclus dans le contrat ? Il faut voir sur le long terme pour s’assurer de la rentabilité du logiciel pour la gestion de l’impression.