Chaque année, de nombreuses entreprises ont un projet de déménagement de bureaux. Pour que tout se passe dans de bonnes conditions, il est important de respecter certaines étapes. D’abord, il est important d’identifier les motifs de déménagement, puis informer les salariés de la situation pour accepter facilement le projet de déménagement. Enfin, il faudra établir un rétro-planning qui permet de faire le suivi des différentes démarches à accomplir.
Définir les raisons du déménagement de bureaux
Différents facteurs peuvent influencer la décision d’organiser un demenagement bureaux paris. Quoi qu’il en soit, il est important d’expliquer à vos collaborateurs et toutes les personnes concernées les raisons de changer vos locaux.
Un déménagement d’entreprise peut être lié à des motifs économiques. En effet, si le loyer est trop élevé cela peut justifier le besoin de déménagement. Si vous ne pouvez plus supporter le cout de votre bail, vous pouvez donc vous faire face à des contraintes de changement de locaux. Cela peut être également indispensable, lorsque votre société est en pleine croissance et que vous n’ayez plus d’espace pour accueillir vos nouveaux collaborateurs.
Il peut s’agir aussi des causes liées à votre image de marque. Dans certains secteurs d’activité l’adresse du siège social est un gage de confiance. D’ailleurs, de nombreuses entreprises peuvent payer plus chers leurs locaux pour obtenir la confiance de ses clients.
Enfin, un changement de bureaux s’impose pour des besoins stratégiques. Toute entreprise souhaite être proche de toutes les commodités pour avoir plus de facilité à l’embauche ou à la fidélisation de ses salariés.
Impliquer les salariés dans le déménagement de bureaux
Si vous avez un projet demenagement bureaux paris, il est important d’impliquer toutes les personnes concernées par votre projet. En effet, les employés ne seront pas forcément tous heureux à l’idée de changer leur lieu professionnel. En les faisant participer à la préparation de votre déménagement, cela vous permettra de créer une compétition au sein de vos équipes et de favoriser ainsi l’idée de changement des locaux.
Faire un retro-planning
Tout comme le déménagement des particuliers, un déménagement de bureaux ne doit pas se faire à la légère. Au contraire, ce type de projet nécessite une bonne organisation et une planification spécifique. Pour que votre jour « j » se déroule sereinement, il est nécessaire de réaliser un rétro-planning qui vous permettre de faire le suivi de vos différentes étapes.
Ce document doit inclure en détail les tâches que vous avez à faire :
Six mois avant le déménagement
Vous devrez procéder à la rédaction de votre cahier des charges en amont afin de faciliter l’opération du déménagement de vos bureaux. Dans la même période, vous devrez commencer à étudier les futurs plans de vos locaux, les contrats de vos salariés et à dénoncer votre bail.
2-3 mois avant le jour « j »
Il est important de construire toute une équipe de travail qui se penchera sur votre projet. Nommez un responsable de projet qui s’occupera de l’organisation de certaines étapes et qui sera à l’écoute de vos salariés. Il est le temps également de prévenir vos fournisseurs, d’eau, de gaz, d’électricité et d’internet de votre changement d’adresse. N’oubliez pas de faire des devis auprès des entreprises de déménagement pour un éventuel accompagnement par un professionnel.
Une semaine avant le déménagement de bureaux
Faites un plan d’action avec vos collaborateurs, votre déménageur et sauvegardez le tout. Il est également le temps de faire le tri de vos archives qui doivent être classifiés par catégorie et emballés dans des cartons de déménagement.
Le jour du déménagement
Il est conseillé de prévoir une journée de télétravail afin de ne pas interrompre votre activité même pendant le jour de votre déménagement.
Quelques jours après le déménagement
Après avoir vous installé dans vos nouveaux locaux, vous pouvez alors profiter de l’occasion et organiser ainsi une soirée d’inauguration. N’oubliez pas d’inclure cette étape dans votre retro-planning, pour ne rien oublier !
